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Aqui vamos detalhar as funcionalidades de registro de informações e atividades. Vamos utilizar como EXEMPLO o ticket de lançamento de notas.
Observação
Passo 1: Acessar a categoria "Tickets" no seu Hubspot
Passo 2: Acessar a pipeline desejada
Passo 3: Clicar no nome do ticket para abrir a página do ticket
Passo 4: No canto superior esquerdo, clicar no ícone de 
para registrar uma observação.
Passo 5: Dentro da aba de observações, é possível inserir uma nota textual, mencionando o usuário com o símbolo @. Além disso, outras funcionalidades estão disponíveis, como a edição de texto, a inclusão de anexos e a criação de atividades de acompanhamento.
Esta funcionalidade será empregada para registrar detalhes pertinentes sobre o ticket ou o cliente, assegurando sua preservação para referência futura. Também será utilizada para notificar os usuários sobre atividades necessárias e facilitar discussões internas acerca do ticket, otimizando a visualização e o armazenamento de informações relevantes.
EX:
Passo 1: Acessar a categoria "Tickets" no seu Hubspot
Passo 2: Acessar a pipeline desejada
Passo 3: Clicar no nome do ticket para abrir a página do ticket
Passo 4: No canto superior esquerdo, clicar no ícone de 
para enviar um e-mail.
Aviso: para utilizar esta funcionalidade, o seu e-mail corporativo precisar estar conectado à sua conta do HubSpot. Caso não tenha conectado, vá até o tutorial para conectar.
Passo 5: Dentro da aba de e-mail, é possível escolher o destinatário (caso não haja um contato relacionado ao ticket), utilizar um modelo de e-mail pré-cadastrado, utilizar as ferramentas de e-mail convencionais (inserir arquivo, editar texto, CC, CCO, etc), além de criar tarefas de acompanhamento.
Modelo de e-mail: Os modelos de e-mail são previamente cadastrados pelo departamento de CRM para situações em que o mesmo conteúdo é enviado repetidamente. Se você identificar a necessidade de ter o seu próprio modelo de e-mail, por favor, entre em contato com o nosso departamento para providenciarmos isso para você.
Seu e-mail será registrado na linha do tempo do ticket como parte das informações. Se precisar filtrar todos os e-mails relacionados ao ticket, basta clicar no filtro central e você poderá visualizar todos os e-mails enviados e recebidos relativos ao ticket.
Além disso, o HubSpot informa toda vez que o destinatário abre o e-mail ou responde. Essa informação aparece nas notificações do navegador e no 
no canto superior direito do HubSpot.
Tarefa
Passo 1: Acessar a categoria "Tickets" no seu Hubspot
Passo 2: Acessar a pipeline desejada
Passo 3: Clicar no nome do ticket para abrir a página do ticket
Passo 4: No canto superior esquerdo, clicar no ícone de 
para criar uma tarefa.
Dica: Utilize a ferramenta de agendamento de tarefas para configurar lembretes diários relacionados ao ticket ou para assuntos pendentes que requerem cobranças recorrentes ou que serão resolvidos em datas específicas.
Passo 5: Na aba de tarefas, é viável inserir um título que simplifique a identificação do tema, estabelecer uma data e um prazo para o lembrete da tarefa. Além disso, é possível incluir uma breve descrição e anexar arquivos que possam auxiliá-lo.
As tarefas relacionadas ao tickets, sejam elas em aberto (á concluir) ou concluídas serão encontradas também na timeline do ticket.
Gerenciamento das tarefas
Passo 1: Acessar a categoria "Tarefas" no seu Hubspot
Passo 2: Ao abrir a parte de gerenciamento de tarefas, você irá visualizar TODAS as tarefas em aberto em sua propriedade/responsabilidade.
Dica: O uso adequado desta funcionalidade de tarefas pode ser benéfico para acompanhar a cobrança de um orçamento enviado, para retomar o contato com um cliente que solicitou um retorno após uma viagem, e em diversas outras situações. Isso pode contribuir para o planejamento diário da equipe, permitindo que você, como gestor, acompanhe o progresso das atividades e demandas de forma eficaz.
Nesta tela de atividades podemos filtrar atividades à vencer ou vencidas, por data, prioridade, por usuário e também por tipo (ligações, e-mail, tarefas).
- É possível selecionar no box no canto esquerdo da lista, as tarefas que você gostaria de realizar;
- Clicando em "Iniciar tarefas" você é levado para página específica do contato/ticket/negócio em que aquela tarefa está alocada para ter um panorama geral daquele cliente e/ou situação.
Neste "menu" superior, podemos realizar ações como reprogramar aquela tarefa, ou seja, adiar. Podemos também concluí-la ou avançar para a próxima sem realizar nenhuma ação no botão "Ignorar".
Reunião
Passo 1: Acessar a categoria "Tickets" no seu Hubspot
Passo 2: Acessar a pipeline desejada
Passo 3: Clicar no nome do ticket para abrir a página do ticket
Passo 4: No canto superior esquerdo, clicar no ícone de 
para criar uma reunião.
Passo 5: Dentro da aba de reuniões, à esquerda, você pode inserir as informações pertinentes ao seu evento, enquanto à direita, é possível visualizar tanto a sua agenda quanto a das pessoas envolvidas no evento, simultaneamente, para encontrar o melhor horário disponível.
Registro de interações fora do HubSpot
Passo 1: Acessar a categoria "Tickets" no seu Hubspot
Passo 2: Acessar a pipeline desejada
Passo 3: Clicar no nome do ticket para abrir a página do ticket
Passo 4: No canto superior esquerdo, clicar no ícone de 
para visualizar mais opções.
Dentro destas opções de registro de informações/interações, você pode optar por:
- Registrar um SMS
- Registrar um e-mail
- Registrar uma chamada
- Registrar uma conversa de WhatsApp
- Registrar uma reunião, entre outros.